การประเมินคุณค่าเอกสารของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
เผยแพร่เมื่อ: 04 ส.ค. 63จำนวนผู้เข้าชม:82

การประเมินคุณค่าเอกสารของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

เอกสารจดหมายเหตุคือหลักฐานทางประวัติศาสตร์ และเป็นมรดกทางวัฒนธรรมของชาติ ตามพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556 ได้ให้นิยามของคำว่าเอกสารจดหมายเหตุ หมายความว่า เอกสารที่สิ้นกระแสการใช้งานและได้รับการประเมินคุณค่าควรแก่การเก็บรักษาและอนุรักษ์ไว้เพื่อเป็นมรดกทางวัฒนธรรมด้านประวัติศาสตร์ของชาติ และเพื่อประโยชน์ในการศึกษา การค้นคว้า หรือการวิจัย ซึ่งกรมศิลปากรได้จัดทำทะเบียนไว้เป็นเอกสารจดหมายเหตุ

ในปัจจุบันประเทศไทยมีกฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวข้องในการปฏิบัติงานจดหมายเหตุ ได้แก่ พระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556 พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540 ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับที่ 2 พ.ศ. 2548 ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544 โดยกฎหมายและระเบียบดังกล่าว ใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติเพื่อให้หน่วยงานของรัฐส่งมอบเอกสารให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เอกสารที่ได้รับมอบมาจากหน่วยงานของรัฐ และเอกสารส่วนบุคคลที่อาจมีคุณค่าเป็นเอกสารจดหมายเหตุจะต้องดำเนินการประเมินคุณค่าเอกสาร ตามมาตรา 6 แห่งพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556 เพื่อเป็นการคัดเลือกเอกสารที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์และเก็บรักษาไว้เป็นเอกสารจดหมายเหตุ

การประเมินคุณค่าเอกสาร (Appraisal) หมายถึงการดำเนินงานศึกษา วิเคราะห์ เนื้อหาเอกสาร ความผูกพันและความเกี่ยวเนื่องกับเอกสารอื่น ๆ เพื่อพิจารณาคัดเลือกเอกสารที่มีคุณค่าเก็บรักษาไว้เพื่อประโยชน์ในการศึกษา ค้นคว้า วิจัย และการอ้างอิงอย่างมีหลักเกณฑ์ ตามหลักวิชาการจดหมายเหตุโดยมีขั้นตอนดังนี้

1. สำรวจและรวบรวมเอกสารชุดเอกสารที่จะทำการประเมินคุณค่าเอกสารให้ครบถ้วน โดยรวบรวมจากทะเบียนแฟ้มโต้ตอบเอกสาร

2. จัดทำคำสั่งกรมศิลปากร แต่งตั้งคณะกรรมการประเมินคุณค่าเอกสารของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

3. ศึกษา วิเคราะห์ โครงสร้างหน่วยงานของรัฐ การแบ่งส่วนราชการและภารกิจในช่วงระยะเวลาเดียวกับเนื้อหาของเอกสารที่จะทำการประเมิน เพื่อจัดเก็บเอกสารที่มีคุณค่าสะท้อนภารกิจของหน่วยงาน สำหรับเอกสารส่วนบุคคลจะต้องศึกษาประวัติ และผลงานของบุคคล เพื่อจัดเก็บเอกสาร ที่มีคุณค่าสะท้อนภารกิจของบุคคล

4. คัดแยกกลุ่มเอกสารหน่วยงานของรัฐตามการแบ่งโครงสร้าง อำนาจหน้าที่ของหน่วยงานของรัฐ เป็นระดับกรม กอง แล้วจึงแยกเป็นหัวเรื่องเอกสาร ซึ่งอาจแบ่งตามประเภทของเอกสารหรือแบ่งตามหัวเรื่องของเอกสาร สำหรับการคัดแยกเอกสารส่วนบุคคล จะแบ่งหัวเรื่องตามภารกิจหน้าที่ของบุคคล

5. จัดทำสรุปสาระสังเขปเอกสารแต่ละกลุ่ม พร้อมจัดทำบันทึกผลการวิเคราะห์เอกสาร และให้เหตุผลในการพิจารณาเอกสารในแต่ละกลุ่มเอกสารว่าสมควรเก็บหรือสมควรทำลาย

6. จัดการประชุมคณะกรรมการประเมินคุณค่าเอกสารหน่วยงานของรัฐเพื่อร่วมกันพิจารณาเอกสารที่มีคุณค่าตามภารกิจ หน้าที่ของหน่วยงานของรัฐ หรือจัดการประชุมคณะกรรมการประเมินคุณค่าเอกสารส่วนบุคคล เพื่อพิจารณาเอกสารส่วนบุคคลตามภารกิจหน้าที่ของบุคคล

7. เอกสารที่ผ่านการประเมินคุณค่าเอกสารจากคณะกรรมการประเมินคุณค่าเอกสารแล้ว จะดำเนินการจัดส่งเอกสารไปจัดหมวดหมู่และจัดทำเครื่องมือช่วยค้นเอกสาร เพื่อให้บริการแก่นิสิต นักศึกษา นักค้นคว้าวิจัย และประชาชนผู้สนใจต่อไป

การประเมินคุณค่าเอกสารภายหลังการรับมอบเอกสารมาไว้ที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ จะเป็นการศึกษา วิเคราะห์เพื่อกำหนดว่าเอกสารที่ได้รับมอบมานั้นมีคุณค่าสมควรจัดเก็บไว้เป็นเอกสารจดหมายเหตุหรือไม่ โดยมีหลักเกณฑ์พื้นฐาน สำหรับศึกษาวิเคราะห์คุณค่าของเอกสาร ได้แก่ การศึกษา วิเคราะห์แหล่งที่มาของเอกสาร (Provenance) เนื้อหาของเอกสาร (Content) ความเป็นต้นฉบับตัวจริงที่มีเพียงฉบับเดียว (Authenticity) ความน่าเชื่อถือ (Reliability) การจัดเรียงเอกสาร (Order) ความครบถ้วนสมบูรณ์ (Completeness) สภาพทางกายภาพ (Condition) ค่าใช้จ่ายในการอนุรักษ์ (Cost to preserve) และคุณค่าภายใน (Intrinsic Value) โดยการประเมินคุณค่าเอกสารจะดำเนินการในรูปแบบของคณะกรรมการประเมินคุณค่าเอกสาร ประกอบด้วย ผู้แทนจากหน่วยงานเจ้าของเอกสาร ผู้เชี่ยวชาญในสาขาอาชีพที่เกี่ยวข้อง นักวิจัย สำหรับเอกสารส่วนบุคคลจะต้องเป็นเจ้าของเอกสารหรือทายาท และนักจดหมายเหตุจะทำหน้าที่เป็นฝ่ายเลขานุการ เพื่อร่วมกันให้ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์ในการประเมินคุณค่าเอกสารและพิจารณาคัดเลือกเอกสารที่มีความสำคัญทางประวัติศาสตร์ไว้เป็นเอกสารจดหมายเหตุต่อไป

ผู้เรียบเรียง: นางสาวพิมพ์พรรณ แสนปัญญา นักจดหมายเหตุชำนาญการ