ปรับขนาดอักษร

รู้จัก “จดหมายเหตุ”

     เมื่อกล่าวถึงคำว่า “จดหมายเหตุ” โดยทั่วไปเรามักจะนึกถึงการจดบันทึกเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เพื่อบันทึกไว้สำหรับใช้อ้างอิงในอนาคต คำว่า จดหมายเหตุ ยังไม่ปรากฏหลักฐานที่แน่ชัดว่ามีมาตั้งแต่สมัยใด แต่ในความหมายเดิมของไทยหมายถึง หนังสือบอกข่าวคราวที่เป็นไป รายงานหรือบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นซึ่งสมเด็จกรมพระยานริศรา นุวัติวงศ์ ทรงอธิบายไว้ในสาส์นสมเด็จว่า

 “เป็นการจดเรื่องราวที่มีขึ้น อาจเป็นเรื่องอะไรก็ได้ แต่เพราะเหตุที่เกิดขึ้นนั้นต้องจดอ้างไว้ว่าเกิดเมื่อไร แผ่นดินไหน”

     จดหมายเหตุในความหมายเดิมจึงหมายถึง การบันทึกเหตุการณ์เรื่องหนึ่งๆ ที่เกิดขึ้นในวัน เดือน ปี นั้นๆ โดยเฉพาะเป็นเหตุการณ์ที่ผู้จดเห็นว่าสำคัญสมควรจะจดจำไว้  ซึ่งธรรมเนียมการจดบันทึกเหตุการณ์เช่นนี้มีมาแต่สมัยโบราณ เกิดจากราชสำนักโดยพระมหากษัตริย์ ทรงพระกรุณาโปรดเกล้าฯ ให้อาลักษณ์จดบันทึกเหตุการณ์ต่างๆของบ้านเมืองไว้ โดยเป็นหน้าที่ของนายเสน่ห์และนายสุจินดาหุ้มแพร มหาดเล็กที่ต้องจดเหตุการณ์ต่างๆ เก็บไว้ในหอศาตราคมหรือหอหนังสือ นอกจากราชสำนักแล้วก็ยังมีการบันทึกเหตุการณ์โดยบุคคลทั่วไปอีกด้วยเช่น มิชชันนารี หรือ โหร  จดหมายเหตุตามความหมายเดิมของไทยจึงเป็นเอกสารโบราณประเภทหนึ่ง เช่นเดียวกับพงศาวดาร ปูม คำให้การ ฯลฯ ซึ่งต่อมาได้มีการรวบรวม ชำระ และตีพิมพ์ เป็นข้อมูลทางประวัติศาสตร์ ตัวอย่างของจดหมายเหตุโบราณได้แก่ จดหมายเหตุโหร จดหมายเหตุหอศาสตราคม จดหมายเหตุของหมอบรัดเลย์ เป็นต้น

     จดหมายเหตุ ในภาษาอังกฤษตรงกับคำว่า “archives” ซึ่งมาจากภาษากรีกว่า “archeion” และภาษาละตินว่า”archivum” คำนิยามของทั้งสองคำ หมายถึง หน่วยงานของรัฐและเอกสารที่เก็บรักษาไว้  ในระยะแรกนั้นยังจำกัดความหมายอยู่ที่เอกสารของหน่วยงานหรือองค์การของรัฐ แต่ต่อมาความหมายนั้นรวมไปถึงเอกสารที่เก็บรักษาและรวบรวมโดยสถาบันเอกชน หรือครอบครัวด้วย ต่อมาภายหลังชาวฝรั่งเศสได้พัฒนาคำภาษาละตินมาเป็นคำว่า “l’archive “ และใช้คำเรียกรวมว่า “les archives” แต่คำว่า “archives” ยังไม่เป็นที่นิยมใช้กันโดยเฉพาะอย่างยิ่งในประเทศอังกฤษซึ่งมีคำว่า “records” และ “historical records” ที่ใช้กันอยู่ในกฎหมายโบราณ ในต้นศตวรรษที่ 19 ผู้รู้ต่างๆที่ใช้ภาษาอังกฤษเป็นสื่อกลางได้ให้ความหมายของ“archives” ว่าเป็นเอกสารโบราณ ส่วนชาวอเมริกันได้นำคำว่า“archives” ที่เป็นรูปพหูพจน์มาใช้หมายถึง เอกสารจดหมายเหตุ ,สถานที่เก็บรักษาเอกสาร และสถาบันหรือองค์กรที่เป็นเจ้าของเอกสารที่ใช้ปฏิบัติงาน และความหมายดังกล่าวก็ได้รับความนิยมมากขึ้น

     ก่อนช่วงปี ค.ศ.1930คำศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่ใช้กันอยู่ ได้แก่ “archives” หมายถึง เอกสารจดหมายเหตุที่มีคุณค่าของส่วนราชการ   “personal papers” หมายถึง เอกสารส่วนบุคคล ,”  historical records”หมายถึง เอกสารทางประวัติศาสตร์และ ” historical manuscripts” หมายถึง เอกสารต้นฉบับตัวเขียน ที่มีคุณค่าที่ไม่ใช่ของส่วนราชการ ต่อมาคำว่า “archives” จึงได้รวมรวมเอกสารดังกล่าวไว้ด้วย โดยที่เอกสารเหล่านั้นจะต้องเกิดจากกระบวนการของการทำงาน สมควรจะได้รับการเก็บรักษา และได้รับการจัดการอย่างมีระบบโดยผู้ที่ปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารจดหมายเหตุจะเรียกว่า “นักจดหมายเหตุ” หรือ “archivist” ในภาษาอังกฤษ

                ในวงการวิชาชีพจดหมายเหตุมีการกำหนดหรือการให้คำนิยามของจดหมายเหตุโดยนักจดหมายเหตุและกลุ่มองค์กรจดหมายเหตุจะแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับบริบททางด้านของเอกสารในประเทศนั้นๆดังตัวอย่างต่อไปนี้

ประเทศอังกฤษ โดย Sir Hilary Jekinson ได้ให้ความหมายไว้ว่า

“จดหมายเหตุเป็นเอกสารที่รวมเป็นเรื่องขึ้นมา ตามกระบวนการของการปฏิบัติงานของหน่วยงานรัฐบาลหรือเอกชน และได้รับการเก็บรักษาไว้ในหน่วยงาน เพื่อประโยชน์ในการเป็นข้อมูลอ้างอิง สำหรับผู้ที่รับผิดชอบการปฏิบัติงาน ในหน่วยงานนั้นๆ”

 

ประเทศสหรัฐอเมริกา โดย Theodore Schellenberg ได้ให้ความหมายไว้ว่า

“เอกสารจดหมายเหตุ หมายถึง เอกสารของหน่วยงานราชการหรือเอกชน ซึ่งได้รับการพิจารณาว่า มีคุณค่าสมควรเก็บรักษาไว้ เพื่อประโยชน์ต่อการค้นคว้าและวิจัย หรือเป็นเอกสารที่ควรนำมาเก็บ หรือได้รับการคัดเลือก เพื่อเก็บรักษาไว้ในหอจดหมายเหตุ”

ประเทศอิตาลีโดย Eugenio Casanova ได้ให้ความหมายไว้ว่า

“เอกสารจดหมายเหตุเป็นเอกสารที่สะสมเพิ่มพูนขึ้นตามลำดับ จากการดำเนินกิจกรรมต่างๆของสถาบันหรือบุคคล และได้รับการสงวนรักษาไว้โดยสถาบันหรือบุคคลนั้นๆ เพื่อวัตถุประสงค์ด้านการเมือง ด้านกฎหมาย และด้านวัฒนธรรม”

     จากความหมายที่กล่าวมาทำให้เห็นถึง ลักษณะสำคัญของเอกสารจดหมายเหตุ คือ เป็นเอกสารที่เกิดจากการปฏิบัติงานหรือกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง ของบุคคล ครอบครัว หน่วยงานทั้งราชการและเอกชน มีการสะสมเพิ่มพูนตามลำดับ และได้รับการประเมินคุณค่าว่ามีคุณค่าทางจดหมายเหตุสมควรที่จะได้รับการจัดเก็บและอนุรักษ์ไว้เพื่อการศึกษาค้นคว้าอ้างอิงในอนาคต เช่น เอกสารของทางราชการที่มีการโต้ตอบระหว่างกันจนกว่าจะเสร็จสิ้นการดำเนินงานหรือกิจกรรมนั้น ๆ บุคคลหรือหน่วยงานที่ผลิตขึ้นหรือรับไว้นั้นจะดำเนินการกับเอกสารนั้น ๆ ตามกระบวนการและตามสาระที่เอกสารได้ระบุไว้ โดยที่ผู้ผลิตเอกสารจะไม่สามารถล่วงรู้หรือคาดการณ์ได้ว่าเอกสารใดจะมีคุณค่าทางจดหมายเหตุ

     คำว่าคุณค่าทาง จดหมายเหตุ(archival value ) ได้แก่  คุณค่าของเอกสารต่อการดำเนินกิจกรรม คุณค่าทางการเงิน คุณค่าทางกฎหมาย คุณค่าของเนื้อหาของเอกสาร คุณค่าต่อการเป็นหลักฐาน และคุณค่าของสารสนทศที่บันทึกบนเอกสาร ซึ่งได้รับการตัดสิน ให้ทำการอนุรักษ์ไว้ เอกสารใดจะได้รับการพิจารณาว่าเป็นเอกสารจดหมายเหตุจะต้องผ่านการประเมินคุณค่า ( appraisal) ว่าเอกสารนั้นสมควรทำลายหรือจัดเก็บไว้ตลอดไปในฐานะเอกสารจดหมายเหตุ  ทั้งนี้การประเมินคุณค่าจะตั้งอยู่บนพื้นฐาน ของเอกสารในช่วงกระแสการใช้งาน  โดยพิจารณาว่าเอกสารนั้นมีคุณค่าในการดำเนินกิจการ คุณค่า ทางกฎหมาย คุณค่าทางการเงิน และคุณค่าต่อการเป็นหลักฐานที่จะใช้ในการอ้างอิงในอนาคต ซึ่งเป็นการประเมินคุณค่าในชั้นต้น เพื่อกำหนดอายุในการจัดเก็บเอกสารนั้นๆ

      โดยปกติเอกสารที่ผลิตขึ้นในหน่วยงานทั่วไป จะจัดเก็บไว้ตามที่มีกฎหมายหรือระเบียบที่เกี่ยวข้องกำหนดให้จัดเก็บไว้ในระยะหนึ่งเพื่อการอ้างอิงหรือตรวจสอบในอนาคต  และเอกสารบางประเภทเป็นเอกสารที่สำคัญที่ต้องจัดเก็บไว้ตลอดไปเนื่องจากมีผลต่อการดำเนินกิจการ ในระหว่างนี้เอกสารบางส่วนจะถูกทำลายไปตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ในตารางกำหนดอายุเอกสาร เช่น 1 ปี 5ปี 10ปีแล้วทำลาย หรือ 20 ปีแล้วส่งมอบหอจดหมายเหตุ  เก็บไว้ตลอดไป ซึ่งตารางนี้จะได้จัดทำขึ้นโดยการประเมินคุณค่าตามที่กล่าวมาข้างต้น ในจำนวนเอกสารที่เกิดขึ้นในหน่วยงานจะมีเอกสารเพียง 5 – 10 เปอร์เซ็นต์เท่านั้นที่จะส่งมอบหอจดหมายเหตุ เพื่อทำการการประเมินคุณค่าว่าสมควรจะเป็นเอกสารจดหมายเหตุ เพื่อจัดเก็บและอนุรักษ์ไว้ตลอดไปที่หอจดหมายเหตุ เพื่อประโยชน์ต่อการค้นคว้า อ้างอิงและต่อการวิจัยในอนาคต

      สำหรับการพิจารณาว่าเอกสารใดสมควรที่จะอนุรักษ์ไว้เป็นเอกสารจดหมายเหตุของชาติ แต่ละประเทศมักจะกำหนดคุณค่าของเอกสารเพื่อใช้เป็นแนวทางในการพิจารณาไว้ โดยจะกำหนดไว้ในพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติของประเทศนั้นๆ เพื่อให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติมีอำนาจและหน้าที่ที่จะสามารถบริหารจัดการและพิทักษ์รักษาเอกสารสำคัญของประเทศไว้ให้อนุชนรุ่นหลังและเพื่อเป็นมรดกทางวัฒนธรรมของชาติ โดยพระราชบัญญัติจดหมายเหตุจะมีการกำหนดคำนิยามของเอกสารจดหมายเหตุไว้แตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับบริบททางสังคมของแต่ละประเทศ และความต้องการในการอนุรักษ์ประวัติศาสตร์ของประเทศ ในบางประเทศมีการขยายความหมายหรือกำหนดคุณสมบัติเฉพาะของเอกสารจดหมายเหตุและขอบเขตอำนาจหน้าที่ของหอจดหมายเหตุแห่งชาติให้ชัดเจนยิ่งขึ้น

     โดยทั่วไป เอกสารที่มีคุณค่าทางจดหมายเหตุ ที่กำหนดให้เป็นเอกสารที่มีความสำคัญของชาติ หรือเป็นที่สนใจของสาธารณะจะเป็นเอกสารที่เกี่ยวกับ

-               ประวัติศาสตร์ หรือการปกครองประเทศ

-               หลักการทางกฎหมาย ต้นฉบับเอกสาร เอกสารที่แสดงถึงการการพัฒนาในด้านต่างๆของประเทศ การดำเนินงานหรือกิจกรรมของประเทศหรือองค์กรของประเทศ

-               การพัฒนา และการส่งเสริมนโยบายของรัฐบาล

-               บุคคลที่เป็นพลเมืองของประเทศ ซึ่งเอกสารของบุคคลนั้นได้ให้แสดงให้เห็นหรือก่อให้เกิดความเข้าใจในประวัติศาสตร์ของประเทศ หรือการบริหารประเทศ

     เนื่องจากเอกสารจดหมายเหตุเป็นเอกสารที่เกิดจากการดำเนินงาน จึงทำให้เอกสารมีลักษณะสำคัญ คือ เป็นเอกสารที่มีอยู่เพียงชิ้นเดียวและเป็นเอกสารที่ให้ข้อมูลในระดับปฐมภูมิ(primary source)แตกต่างไปจากหนังสือเล่มหนึ่งซึ่งผู้เขียนมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในการเขียน ได้แก่ การให้ความรู้ ความบันเทิงหรือเพื่อจูงใจให้ปฏิบัติหรือไม่ปฏิบัติตามซึ่งหนังสือจะเป็นข้อมูลในระดับทุติยภูมิ(secondary source) และจำนวนของหนังสือเรื่องหนึ่งจะมีจำนวนมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับปริมาณของการจัดพิมพ์ ส่วนเอกสารจดหมายเหตุเป็นเอกสารที่เกิดจากการดำเนินงานหรือกิจกรรมของหน่วยงานหรือบุคคล ที่เกิดขึ้นในแต่ละช่วงเวลา และได้รับการประเมินคุณค่าให้ทำการเก็บรักษาและอนุรักษ์ไว้เพื่อประโยชน์ในการอ้างอิง ค้นคว้าและวิจัยความแตกต่างนี้เองทำให้การนำข้อมูลเอกสารจดหมายเหตุมาใช้และการเข้าถึงหรือสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุมีความแตกต่างไปจากการค้นคว้าจากห้องสมุด

     ในการนำข้อมูลจากเอกสารจดหมายเหตุมาใช้ ผู้ค้นคว้าจะต้องอ่านและทำความเข้าใจกับเอกสารทั้งในส่วนของเนื้อหา และส่วนที่ได้เพิ่มเติมในเอกสารแต่ละชิ้นด้วยการวิเคราะห์ ตีความ และสังเคราะห์เอกสารจดหมายเหตุแต่ละเรื่อง ซึ่งในแต่ละบรรทัดของเอกสารอาจซ่อนสาระ เหตุผลและความหมายที่จะนำไปสู่ความรู้ในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง โดยผู้ใช้แต่ละคนอาจมีมุมมองต่อเรื่องใดเรื่องหนึ่งที่แตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับพื้นฐานและประสบการณ์ด้านต่างๆของผู้ใช้ ในขณะที่หนังสือจะผ่านการประมวลความรู้ ความคิดของผู้เขียน ซึ่งผู้เขียนอาจใช้ข้อมูลจากเอกสารจดหมายเหตุมาใช้ในการเขียน หรือรวบรวมจากหนังสือต่าง ๆ เข้าด้วยกันแล้วนำมาเสนอในรูปแบบและความคิดเห็นของผู้เขียนเอง

     ในการการเข้าถึงเอกสารจดหมายเหตุจะแตกต่างจากการเข้าถึงหนังสือ โดยที่ผู้ใช้บริการของห้องสมุดสามารถสืบค้นเรื่องราวที่ต้องการโดยผ่านบัตรดัชนีหรือสืบค้นด้วยระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งจะมีคำสืบค้นแบ่งประเภทออกเป็น ชื่อเรื่อง ชื่อหนังสือ ชื่อผู้แต่ง คำสำคัญเป็นต้น ในขณะที่การเข้าถึงเอกสารจดหมายเหตุจะสืบค้นจากเครื่องมือช่วยค้น (Finding Aids) ซึ่งหมายถึง รายการข้อมูลเกี่ยวกับสภาพทางกายภาพและทางเนื้อหาของเอกสาร ซึ่งอยู่ในรูปของสิ่งพิมพ์หรือลักษณะอื่นใด ซึ่งมีหลายรูปแบบได้แก่ บัญชีเอกสาร ดัชนี คู่มือแนะนำเอกสาร ปฏิทินเอกสาร โดยผู้ค้นคว้าจะต้องมีพื้นฐานในเรื่องที่จะสืบค้นพอสมควร หรืออาจขอคำแนะนำจากนักจดหมายเหตุหรือนักวิจัยที่จะชี้ทางให้แก้ผู้ค้นคว้าให้สามารถเข้าถึงเอกสารจดหมายเหตุที่ต้องการได้ตรงและรวดเร็วยิ่งขึ้น (การสืบค้นเอกสารจดหมายเหตุ)

     การทำความรู้จักและเข้าใจเอกสารจดหมายเหตุ จะทำให้ผู้ค้นคว้าหรือผู้ที่มีความสนใจในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง สามารถที่จะเข้าใช้ประโยชน์จากหอจดหมายเหตุ เพื่อนำข้อมูลหรือสารสนเทศที่มีอยู่ในเอกสารจดหมายเหตุประเภท   ต่าง ๆ มาพัฒนาให้เกิดความรู้และขยายผลความรู้ไปสู่สังคมได้กว้างขวางขึ้น เพื่อให้คุ้มค่ากับการลงทุนที่ได้ดำเนินการเพื่อให้เอกสารจดหมายเหตุ เป็นเอกสารที่เป็นมรดกทางวัฒนธรรมของชาติที่สะท้อนให้เห็นถึงประวัติศาสตร์ ค่านิยม และบริบททางสังคมของแต่ละยุคแต่ละสมัยตลอดไป

                                                                                วรนุช วีณะสนธิ นักวิชาการโสตทัศนศึกษา ชำนาญการ

*เพื่อสนับสนุนและพัฒนางานจดหมายเหตุ ขอเชิญร่วมตอบแบบสอบถามของนักศึกษาระดับปริญญาเอกด้านจดหมายเหตุได้ที่ https://www.ucl.ac.uk/dis/people/seelakate  

 

 

 

 

 

 

 

 

บรรณานุกรม

กรมศิลปากร.วิชาการพื้นฐานการบริหารและการจัดการงานจดหมายเหตุ.กรุงเทพฯ:กรมศิลปากร

,2542

 “การดำเนินงานจดหมายเหตุ” เอกสารประกอบการสอนวิชา336 501ความรู้เกี่ยวกับการ

จดหมายเหตุ ( Introduction to Archives) ภาควิชาภาษาตะวันออก คณะโบราณคดีมหาวิทยาลัยศิลปากร, 2545 (อัดสำเนา)

“จดหมายเหตุ :การจัดการและบริการ.” ตำราประกอบการเรียนการสอนวิชา 118 450

จดหมายเหตุและหนังสือตัวเขียน ภาควิชาบรรณารักษ์ศาสตร์ คณะอักษรศาสตร์

จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย,2524.

สมสรวง พฤติกุล. หลักและแนวปฏิบัติงานจดหมายเหตุสำหรับภาครัฐและเอกชน

( Principles and Procedures of Archives for Public and Private Sectors)นนทบุรี:โรงพิมพ์ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช,2539.

Archives Association of British Columbia. “The Archivist's Toolkit.”

http://aabc.bc.ca/aabc/toolkit.html

 

Archives Association of British Columbia. “A Manual for Small Archives.”  

 http://aabc.bc.ca/aabc/msa/0_table_of_contents.htm

 

Getty Information Institute. Introduction to Archival Arrangement and Description (Archivist’s

Primer). http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/introarchives/

Pearce-Moses, Richard. A Glossary of Archival and Records Terminology. Society of American

 

Archivists, 2005. http://www.archivists.org/glossary/index.asp

ผู้เขียน :

Administrator

วันที่เผยแพร่ :

วันอาทิตย์, 30 มีนาคม 2557

ผู้ชม :

18578