ปรับขนาดอักษร

การใช้เอกสารจดหมายเหตุที่ถูกวิธี

การใช้เอกสารจดหมายเหตุที่ถูกวิธี

 

เอกสารจดหมายเหตุเป็นเอกสารเก่าที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ ต่อการศึกษา ค้นคว้า วิจัยและอ้างอิง เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่มีความเสี่ยงต่อการชำรุดเสียหาย อันเนื่องมาจากองค์ประกอบทางเคมีกับสภาพแวดล้อมในการจัดเก็บ ที่มีผลต่อทำให้เกิดการเสื่อมสภาพเอกสาร นอกจากนี้การชำรุดเสียหายยังเกิดได้จากสาเหตุของการจับต้อง จัดเก็บและเคลื่อนย้ายเอกสารที่ไม่ถูกต้อง 

สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ มีหน้าที่ในการอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุให้มีสภาพคงทนได้นานที่สุดเท่าที่จะทำได้ ด้วยการซ่อมแซมเอกสารที่ชำรุดเสียหาย ตามหลักวิชาการของการอนุรักษ์ และจัดเก็บเอกสารในคลังเก็บเอกสารที่มีการควบคุมสภาวะแวดล้อมในการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสมกับเอกสารแต่ละประเภท รวมถึงจัดหาวิธีการที่จะทำให้ผู้ค้นคว้าสามารถเข้าถึงเนื้อหาสาระที่บันทึกอยู่บนสื่อที่ใช้บันทึกเอกสารจดหมายเหตุนั้น ด้วยการทำสำเนาเป็นไมโครฟิล์ม จัดทำสำเนาภาพถ่ายและสำเนาดิจิตอลเป็นต้นฉบับในการให้บริการ เพื่อลดการใช้เอกสารต้นฉบับและป้องกันการชำรุดเสียหายหรือสูญหายของเอกสารต้นฉบับ

สำหรับเอกสารจดหมายเหตุบางส่วนที่ให้บริการ เอกสารเหล่านั้นเป็นเอกสารต้นฉบับที่ผู้ค้นคว้าสามารถนำมาใช้ได้โดยตรง  การหยิบจับ และเคลื่อนย้ายเอกสารที่ถูกวิธี จะป้องกันการชำรุดเสียหายของเอกสาร และยืดอายุของเอกสารให้ยาวนานขึ้น

คำแนะนำในการใช้เอกสารจดหมายเหตุที่ถูกวิธีมีดังนี้

1.    ยกหรือเคลื่อนย้ายเอกสารทีละกล่องด้วยมือทั้งสองข้าง ไม่ใช้แขนหนีบกล่องเอกสาร เพื่อป้องกันการตกหล่น

2.    ไม่วางกล่องเอกสารซ้อนทับกันควรใช้เอกสารครั้งละหนึ่งกล่อง

3.    เช็ดมือให้แห้งก่อนหยิบจับเอกสาร

4.    หยิบเอกสารในกล่องทีละแฟ้ม

5.    เอกสารที่เป็นกระดาษทุกประเภท ให้วางเอกสารในแนวราบบนโต๊ะอ่านเอกสาร

6.    จับมุมเอกสารด้านล่าง เปิดเอกสารและวางราบบนโต๊ะ

7.     ไม่ยกเอกสารค้างไว้หรือพับเอกสารในขณะอ่านเอกสาร

8.    ไม่วางแขน ข้อศอก หรือนำสิ่งของมาวางทับบนเอกสาร

9.    ไม่ขีด เขียน ทำเครื่องหมายหรือใช้กระดาษกาวปิดบนเอกสาร

10.           เอกสารเย็บเล่มหรือเอกสารที่มีความหนาเมื่อเปิดเอกสารให้ใช้วัสดุที่จัดเตรียมไว้รองอีกด้านหนึ่งของเอกสาร เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการแยกตรงกลางและชำรุดเสียหาย

11.           เอกสารประเภทฟิล์ม สไลด์หรือไมโครฟิล์ม ให้ใช้นิ้วจับบริเวณขอบฟิล์มสไลด์หรือไมโครฟิล์ม

12.           เอกสารประเภทภาพถ่ายให้จับบริเวณขอบของภาพ เพื่อไม่ไห้เกิดรอยนิ้วมือบนภาพ

13.           เมื่อใช้เอกสารเสร็จ นำเอกสารกลับเข้าแฟ้ม กล่องและเรียงเอกสารตามลำดับหมายเลขเอกสาร และส่งคืนเจ้าหน้าที่ประจำห้องบริการ

14.           ในกรณีที่ต้องการใช้เอกสารในครั้งต่อไป ให้นำกล่องเอกสารจัดเรียงบนชั้นเก็บเอกสารในห้องฝากเอกสาร

นางสาววรนุช วีณะสนธิ นักวิชาการโสตทัศนศึกษาชำนาญการ

ผู้เขียน :

Administrator

วันที่เผยแพร่ :

วันศุกร์, 05 กรกฎาคม 2556

ผู้ชม :

3015